汇联易不仅仅是报销,“授控支付”助力企业费用管理流程升级

1评论 2019-12-02 15:24:35 来源:中国财经时报网 下一只“省广集团”

  很多人平时工作中一大痛点就是无休止的报销申请、发票处理、报销单被驳回这些繁复的事情,这是每家企业都会面对的、难解决的问题。随着新技术的发展、电子发票的推进,对于整个报销流程的推动和企业内部的费用管控影响是巨大的。

  我们采访了一家专注于解决企业报销痛点的SaaS公司“汇联易”,他们的愿景就是“没有报销”,所以也一直在思考报销这件小事的终极形态是什么。

  汇联易CEO张长征表示,现在个人手机支付已经非常发达了,但是企业级支付还是很传统,这中间的发展潜力,可能会助力推动未来整个报销革命式的变化。

  由此,汇联易对未来“没有报销”这件事情做了一个场景设想:

  “员工早上从浦东打车出门办事,下车之后不用垫资、不用关心发票,消费数据及电子发票直接推送至公司财务端,员工不用操心这笔款项的报销流程,不用填写一大堆报销单据和申请,不用再贴发票、邮寄发票;

  财务不用再去收单,也不用对发票进行查重、验真、合规校验,不用担心报销金额是否合乎标准;

  企业不用去向员工支付报销款,不用去把发票分门别类的归档,不用担心政府单位的审查……

  员工出差时机、酒、车、食的申请与报销处理工作可以更加方便快捷,财务部门人员可以更加精简,往管理会计转型,公司财务审计也会更合规透明。”

  要实现上述场景,其中“免垫资”有两种解决途径。

  第一种,员工出差时的机票、酒店、用车,可以通过商旅服务公司,使得员工不用垫钱也不用拿发票,因为钱是公司付的,票是统一开的。但并不是所有消费和报销场景都能采用公对公结算与开票的方式。比如说随手打个车,饭店吃个饭,甚至是火车票、酒店发票,就可能没有办法利用第三方商旅供应商去做。

  所以另一种,就是前段时间汇联易提出的“授控支付”。以前报销是先给发票后给报销款,现在是企业给员工发一张虚拟的授信卡,员工在消费的时候,不用关联个人信用卡或借记卡,关联的是公司给的虚拟帐户。

  汇联易调研了他们客户群里面的CFO,普遍认为这个方案非常好,但是有两个点需要处理好。

  第一,员工消费能不能受控?消费是因公还是因私,会不会乱花钱?

  其实是有很多的办法去调控的,比如说利用企业授信卡在楼下买了一杯28元的咖啡,数据可以实时传送消费时间、地点、消费类型与费用等信息。根据系统内置的预算标准,可以验证消费符不符合预算,数据可以做多维度校验,从而做到消费是受控的,让员工不会乱花钱,一旦乱花钱,可以立马做调控,甚至阻止你花这个钱。

  第二,如果钱都是企业后台在支付,员工不提交发票怎么办?

  对此,汇联易表示同样有很多方案去解决,比如说给员工打信用分,如果员工不给发票,系统就降低他的信用,以后就不让他采用这么方便的报销方式;或者可以变成“虚拟借款”,当企业授信卡自动帮员工消费付钱时,可以默认为是一笔虚拟借款,当员工提交发票了,再自动核销这笔虚拟借款。系统通过各种软性管理方式,推动员工把发票校验好,就可以做到所有的消费“授控支付”。

  如果真的完全做到以上两种方式,就可以实现员工差旅不用垫钱了,其中一部分消费直接由企业和商旅供应商结算,另外一部分可通过二维码等方式去支付,后面关联的账户是公司承债的一张卡。

  “没有报销”的理想场景还有一个“发票”的问题。我们国家对增值税专票也在推动电子化,所以现在的员工因公消费流程是预定、消费、付钱、拿票、报销,以后就是预订、消费即可,因为消费记录会自动推送到公司账户,消费关联的电子发票也会同步推送,系统会有很多智能方式让消费受控。

  以上场景实现过程中,财务在报销或者费用管理这件事情无外乎几个诉求:

  第一,合规。汇联易表示,他们客户群里的CFO或财务总监一直强调,合规是非常重要的。

  第二,效率。因为财务部门非常忙,所以会首要考虑有没有自动化手段节约2~3个人力。

  第三,管控。特别是公司越大,越会细化很多政策标准,比如说到广州出差,酒店标准:总监800,经理700,员工600,而到了西安,又是另外一个标准。甚至说同一集团不同子公司也都不一样,该怎么去解决它?

  第四,体验。除了在帮员工简化报销流程的同时,也能去帮财务同事实现降本增效,节省人力不要加班,把发票这件小事快速处理了。比如说打车票,汇联易现在能够OCR自动识别发票,上传结构化数据,校验这个打车从哪到哪?多少钱?是不是合规?让财务在处理发票的环节变得更简单。

  第五,审核。原来公司财务大部分时间都是在处理报销单相关的事情上,因财务需要结合报销单后面的发票,一行一行的核对费用。报销单是不是超预算了,金额跟发票能不能对上,发票是不是真的,类型对不对,抬头对不对,税号对不对,时间有没有过期等等,这都是肉眼去看的。

  所以汇联易有一个AI审核的功能,结合卷票机和发票袋,省去人肉审核。以前员工需要一张张贴发票,财务需要一张张审发票,现在员工直接把发票塞进一个特制信封里,财务将信封中的发票拿出来放在卷票机读取数据,发票在读的时候就自动的跟员工报销单里上传的发票做匹配。

  汇联易有一家企业客户的实际案例,财务部门有15个人,其中有4人专职处理报销单,使用了汇联易精简到1人即可。而该公司的员工自从使用报销系统,普遍反馈体验方便省心,和财务的矛盾减少了,处理报销也更合规了。

  报销其实是每一个员工都会经历的一件事情,我们采访汇联易时曾问道:“整个的报销过程如此透明化跟智能化对员工来说是不是非常有震慑价值?”

  张长征先生认为,好的员工不会认为是震慑,而是觉得变得更简单了,真正的智能化的运用为企业、为员工都会带来更高效的价值。

关键词阅读:汇联 SaaS 软性管理 管理流程 管理会计

责任编辑:崔玉惠
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